要事优先

要事优先

要有效地利用人的才能,最好的办法,莫过于集中个人所有的才能于一件要务上。

卓有成效如果有什么秘诀的话,那就是善于集中精力。卓有成效的管理者总是把重要的事情放在前面先做,而且一次只做好一件事。

管理者越是想做重大的贡献,越是需要有更长的“整块时间”。然而,即使只想“偷得浮生半日闲”来处理真正有生产性的工作,也需要具备非常大的勇气和决心。

一位管理者越想发挥长处,就越感到应在重大机会上,集中一切可用的长处。这是获得成功的唯一办法。

正是因为管理者面对的事务太多太杂,才特别需要专心。一次只做好一件工作,恰恰就是加快工作速度的最佳方法。越能集中我们的时间、努力和资源,我们所能完成的工作也就越多。

每次只集中精力干好一件事,结果是,他们所用的时间总比别人少的多。

推陈 ——> 出新

所谓今天,乃是昨天所作决策和所采取行动的结果。每一位管理者都必须不停地花费时间、精力和才智,来弥补及跳出昨天的行动和决策。至少,我们可以把昨天遗留下来的、不能再产生成果的工作尽量减少。

管理者专心一志,第一项原则是要摆脱已经不再有价值的过去。

有效的管理者必须经常检讨他们和同事的工作计划,他们会问:“如果我们还没有进行这项工作,现在我们该不该开始这项工作?”如果不是非办不可,他们就会放弃这项工作,或者会将它搁置起来。而对于已经投入的最佳资源,尤其是非常匮乏的人力资源,他们会立即抽调出来,转而投入未来的新机会。

过去的成功,往往演变成“经营管理上的自我主义的资产”。过去的成功,最需要无情地检讨,否则组织的血液都流失到这种自我之中了。而且这种“经营管理上的自我主义的资产”,往往占用了组织中最能干的人才,却还说那是“值得的”。

政府的每一项法案、每一个机构、每一个计划,都要视为是“临时性质”的,经过一定年限后便该自动失效。否则的话,也必须客观地研究其存在价值、成果和贡献,再重新立法来延长其有效期。

如果我们仍旧抱着传统观念,认为一切计划如果无法证明其确属无效,就应该继续存在,那么这项研究恐怕仍难产生结果。我们应有的观念是:任何计划如果无法证明其确属有效及需要,就该立即放弃。否则,我们将因为自己的臃肿而窒息

一位有效的管理者,必然会自我检视一切的方案、活动和任务。他会问:“这件事现在还有继续做的价值吗?”如果没有,便立即停手,而将时间精力转移到其他只要做的好,便能使自己更为有效的任务上,也能促使他的组织更为成功

尤其重要的是:有效的管理者打算做一项新的业务,一定先删除一项原有的业务。这对控制组织的“膨胀”是非常必要的。“膨胀”如果不加以控制,组织就会变得涣散、难以管理。

社会组织恰如生物有机体,必须保持小而精的状态。

一项工作在开始之前,便该有遭遇极大困难的时候予以克服的手段,否则开始时便种下失败的种子。要准备克服重大困难的手段,唯一靠得住的办法只有靠最有才干的人来主持。但最有才干的人,总是太忙了。如果不把他们原有的负荷减轻,怎能期望他再承担新的工作?

放下,才能承担。

我们增添新人,大部分是增添在已有成规可循的工作上。对于新工作,我们应该责成确能证明有能力的人来负责。老实说,做一项新工作,本身就是一场赌博;倘若再另聘新人来做,就更是赌上加赌了,因此,这种做法坚决反对。

任用新人,可用在“比高层略低”的职位上,用在已有成规或目标明确的职位上。

推陈才能出新,这是放诸四海皆准的原则。

先后次序

我们要做的并不只是弄清楚哪些工作必须优先去做,那是很容易做到的,每个人都可以做得到。很多管理者不能做到集中精力于某项重要工作,主要困难在于他们不确定哪些事情可以缓一缓,就是说要能确定哪些事情可以暂时不去做,并且能把这一决定坚持到底

许多管理者都知道,所谓“暂行缓办”,实际就是“永远不办”。一个计划如果该办时不办,日后再恢复办理,恐怕就不一定适当了。进行一件计划,时机的掌握何等重要。本来五年前就该开始的工作,延后五年几乎必然是最大的失策

事事都办,但均浅尝辄止,常使人皆大欢喜。然而,结果是一事无成。

如何决定优先次序,考虑以下原则,每条都与勇气 勇气 勇气密切相关:

  • 重将来而不重过去
  • 重视机会,不能只看到困难
  • 选择自己的方向,不盲从
  • 目标要高,要有新意,不能只求安全和方便

在企业经营方面,成功的事业,不是迁就现有产品线来开发新产品的事业,而是以开发新技术或开发新事业作为宗旨的事业。当然,如果说创新有风险、有艰辛和不确定性,那么不管创新是大是小,同样是有风险、艰辛和不确定性。化机会为成果,肯定比解决旧有问题更有生产性。解决旧问题,总不过是恢复昨天的平衡而已

优先和延缓的问题不是一成不变的,根据实际情况的变化,经常需要对这种先后次序进行重新考虑和修正。

一位有效的管理者,会把主要精力集中在当前正在进行的工作上,而不会再去兼办其他工作。完成一件事情之后,他会根据情况的变化,再决定下一步的优先事项

总结

要想集中精力,全神贯注于一项工作,首先要有足够的勇气 勇气 勇气要敢于决定真正该做和真正先做的工作,并坚持到底。只有这样,管理者才能成为时间和任务的“主宰”,而不会成为它们的奴隶。


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